Από την Αντιγόνη Χριστοδουλίδου
Τμήμα Παραλαβής & Ομαδοποίησης παραστατικών
CompuTax Α.Ε.
Ονομάζομαι Αντιγόνη Χριστοδουλίδου και είμαι το πρόσωπο της CompuTax που θα έρθει πρώτο σε επαφή με τα παραστατικά της επιχείρησής σας.
Η τήρηση των βιβλίων μιας επιχείρησης, για εμάς στην CompuTax, ξεκινάει από την παραλαβή των παραστατικών σας.
Για το λόγο αυτό, υπάρχει το Τμήμα παραλαβής και ομαδοποίησης που είναι υπεύθυνο για τη διαδικασία με την οποία θα φτάνουν σε εμάς τα παραστατικά σας, για το διαχωρισμό τους ανά κατηγορία και για την προώθησή τους στο Λογιστήριο.
Η διαδικασία αυτή ακολουθεί συγκεκριμένα στάδια:
Έτσι, το πρώτο βήμα είναι ο καθορισμός μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας κάθε μήνα, κατά την οποία θα γίνεται η παραλαβή των παραστατικών από το χώρο σας. Δύο ημέρες πριν την επίσκεψη του courier, σας αποστέλλουμε ενημερωτικό email, ώστε να έχετε έτοιμα όλα τα έγγραφα που θα πρέπει να μας παραδώσετε.
Όταν τα παραστατικά σας φτάσουν στα γραφεία μας, στο εσωτερικό μηχανογραφικό πρόγραμμα διαχείρισης της CompuTax, δηλαδή στον Cyclopas, καταγράφεται η παραλαβή τους με ημερομηνία, ώρα και τρόπο παράδοσης.
Στη συνέχεια ο φάκελος ανοίγεται και ό τι έχει φτάσει στα χέρια μας, ομαδοποιείται, δηλαδή διαχωρίζεται ανά κατηγορία παραστατικού, π.χ. έσοδα, έξοδα, πιστωτικά, εισαγωγές, παρακρατήσεις, κλπ.
Κατά την ομαδοποίηση, καταγράφονται τυχόν εκκρεμότητες που προκύπτουν, όπως έσοδα που δεν ακολουθούν τη σωστή αρίθμηση, η έξοδα με λάθος στοιχεία κλπ. Για τις εκκρεμότητες αυτές, ενημερώνεται ο πελάτης τηλεφωνικά ή με email προκειμένου να επιλυθεί το θέμα.
Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος των εκκρεμοτήτων, ακολουθεί το κλείσιμο του μήνα, που σημαίνει ότι έχουμε τη βεβαιότητα ότι παραλάβαμε το σύνολο των εσόδων του μηνός.
Σε περίπτωση τώρα που υπάρχουν εκκρεμότητες που δεν έχουν επιλυθεί, όπως π.χ. μη αποστολή παραστατικών από κάποιον πελάτη, το τμήμα της παραλαβής και ομαδοποίησης, είναι αυτό που μπορεί να σας «ενοχλήσει», πολλές φορές και φορτικά…, προκειμένου να φτάσουν σε εμάς τα παραστατικά σας στην ώρα τους, ώστε να μπορούμε να έχουμε πάντα σύννομη την επιχείρησή σας.
Στην συνέχεια τα παραστατικά προωθούνται για καταχώρηση στο λογιστήριο καθώς και για έλεγχο των καταχωρηθέντων. Με την ολοκλήρωση και των ελέγχων, φτάνει η ώρα της επιστροφής των παραστατικών στους πελάτες, στην ημερομηνία που θα γίνει και η παραλαβή του νέου φακέλου τους.
Με όλα τα παραπάνω, μπορούμε να είμαστε σίγουροι ότι έχουμε ελαχιστοποιήσει το ανθρώπινο λάθος.